Googleドキュメントでファイルを編集、共有してみよう

   2014/06/17   icon-clock-o読了時間:約10分54秒

Googleドキュメントの使い方

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントは、Googleさんが無償で提供してくれている、
ウェブブラウザ内で動くオフィスソフトのことです。
以前にご紹介したAdobe Photoshop Express Editor で簡単に写真を編集のサービスと同じように
『クラウド』と呼ばれる形態で、サーバー上で作業・処理・データ保存などを行います。
クラウドについての詳細や、Googleドライブについては
Googleが提供するクラウド形態のサービスをご覧ください。

Googleドキュメントから使ってみていただくのが一番分かりやすいかと思います。

Googleドキュメントトップ
これは、パソコンでインターネットに繋げられる環境があり、
Googleサービスを利用するためのアカウントを作成し、
そのログインパスワードを覚えてさえいれば、どこからでも利用できるサービスです。
特別なソフトをインストールする必要もなく使えますので、
PCとネット環境さえあれば出先であっても閲覧・編集が可能です。

Googleドライブアプリケーションのインストール

最初にGoogleドキュメントを使おうとした時
【Windows用のドライブをダウンロード】という項目が表示されます。
これは【Googleドライブ】というものをデスクトップ アプリケーションとして
あなたのパソコンで使えるようにしますよー、
そしてサーバー上のファイルと自身のPC上のファイルを同期しますよーということです。
Googleドライブは、今回ご説明しておりますGoogleドキュメントを始めとする
Googleさんの提供するクラウドサービスを使用するために必要なものです。
今回初めてGoogleさんのクラウドサービスを使う方は手順に従ってインストールして
Googleドライブと自身のPCを同期していただいた方が安心です。
同期設定が働いていると、自分の作ったファイルが自動的にPC側にも保存される
(=サーバー上のファイルを自身のPCにダウンロードコピーしてくれる)ので
その都度、自分でコピーをPC内に保存する必要がなく便利です。

早速ドキュメントファイルを作ってみよう!

まずは簡単に文書(テキスト)ファイルから(*・.・)ノ
Googleドキュメント01
文書ファイルの作成画面です。
Googleドキュメント作成中
上で自分のPCにもダウンロードしておくと安心、と書いてありますが、
これは先の項目でご説明したとおり、Googleドライブと自分のPCを同期していれば、
自動でファイルは自分のPCにコピーされているので、この手順を省くことができます。

ファイルの名前を変更するには

編集画面の左上、ファイルマークの右隣の『無題ドキュメント』をクリックすると
そのまま名前の変更を行うことができます。
Googleドキュメント名前の変更

編集が終わったらドライブに戻る

左上のファイルマークをクリックすると、Googleドライブ内のファイル一覧に戻ることができます。
Googleドライブに戻る

既存のテキストファイルをGoogleドキュメントで編集する

既に自分のPC内にあるテキストファイルデータ(ワードやメモ帳などのファイル)を
Googleドライブにアップロードして保存したり、Googleドキュメントで編集したりすることができます。

自分のPC内からテキストファイルをアップロードする

左上の上向き矢印のボタンをクリックするとアップロードメニューが開きます。
Googleファイルをアップロード01

編集したいファイルを選ぶ

アップロードしたファイルを選択します。
Googleファイルをアップロード02

Googleドキュメント形式で開く

チェックを入れた状態で
①上部メニューの【その他】をクリック
 (ファイルを右クリックでも同じメニューが開きます)
②【開く】にカーソルを合わせる
③ファイルを開く形式を選択してクリック

テキストファイルをGoogleドライブビューアで開くと、編集ではなく確認のみになるので
Googleドキュメントで開きましょう。
開いた後は通常のGoogleドキュメントファイルと同じ手順で編集・保存ができます。

Googleファイルをアップロード03

既存のエクセルファイルをGoogleスプレッドシートで編集する

先ほどテキストファイルをアップロードしてGoogleドキュメントで編集したように、
お手元のエクセルファイルをアップロードしてGoogleスプレッドシートで編集することができます。

自分のPC内からエクセルファイルをアップロードする手順はテキストファイルと同じで
左上の上向き矢印のボタンをクリックしてアップロードメニューを開き、
サーバー上にアップロードしたいエクセルファイルを選択、アップロードします。

その後
上部メニューの【その他】をクリック(ファイルを右クリックでも同じメニューが開きます)
→【開く】にカーソルを合わせる
→ファイルを開く形式を選択してクリックで
編集メニューを開くことが出来ます。
この時、テキストファイルと違って『Googleスプレッドシート』をクリックします。
Googleエクセルファイルをアップロード02

ここで注意:完全に同じファイルが出来るわけではないのです

下の画像を見ていただくと、本来のエクセルファイルではセルの幅や数式を設定して、
ちゃんとした請求書だったものが所々おかしなことになっています。
これは、Googleスプレッドシートへの変換も万能ではなく、
セルや数式の設定が引き継がれなかったり、グラフが消えてしまったりする事があるためです。

Googleスプレッドシート表示ずれ
ちゃんとセルの形式や幅も移行できる場合もあるのですが、ちょっとずつズレてしまうこともあります。
これはもう仕方ないので、スプレッドシート側で細部を調整し直すか、
最初からスプレッドシートで表計算ファイルを作るかするしかありません。

ドライブ上での表示

アップデートしたエクセルファイルと、スプレッドシートで開いて保存したファイルの2つが存在します。
特に今後必要がないようなら、元のエクセルファイルはドライブから削除しましょう。
Googleスプレッドシートのファイル表示

スプレッドシートをエクセル形式でダウンロード

アップロードとは逆に、Googleスプレッドシートで作った表計算ファイルを
エクセル形式で自分のPCにダウンロードすることもできます。

ダウンロード方法①編集画面から

編集画面の上部メニューの一番左【ファイル】メニューからダウンロード可能です。
Googleスプレッドシートをエクセル形式でダウンロード01

ダウンロード方法②ドライブのファイル一覧から

ダウンロードしたいファイルの左にチェックを入れて、ファイル名の部分を右クリック。
メニュー内の【ダウンロード】をクリックすると形式選択画面が開きます。
Googleスプレッドシートをエクセル形式でダウンロード02

Googleドライブ内のファイルの公開設定

自分が保存したGoogleドライブ内のファイルは、通常『非公開設定』となっており、
自分のみが閲覧・編集できる状態です。
設定を変更することにより、他のユーザーとファイルを共有することができます。

非公開設定=自分限定で公開

これはそのまま、ログインしているオーナー=自分だけが見ることのできる設定です。
職場でお仕事用のファイルを作成しておいて、自宅へ帰ってからちょっと手直ししたい、なんて時にも便利ですね。

Googleドキュメント非公開設定

リンクを知っている全員と共有する

この設定の場合、ファイルが置かれているURLを知っている人であれば誰でもファイルの閲覧・編集が可能です。
出張先から仕事仲間にメールでURLを送り、
「このURLのファイル見て!で間違ってるとこあったら修正しておいて!」とお願いすることだってできます。
また、リアルタイムで同時編集が可能なので、一つのファイルを複数人が同時に編集して時間短縮できます。

リンクで共有するために
①ファイル編集中の画面で、右上の【共有】をクリック、
 もしくはドライブ上のファイル一覧画面でファイルを右クリックして【共有】をクリック

②設定画面の【変更】をクリック
Googleドキュメント共有01

③共有設定を【●リンクを知っている全員】にする→保存
Googleドキュメント共有02

共有設定が【リンクを知っている全員】になっていることを確認
Googleドキュメント共有03
ファイルがこの状態であれば、共有したい相手にそのままURLをメールで送って知らせるか、
②の段階の設定画面の下部にある【招待】の欄から共有相手に知らせることもできます。

Web上に一般公開

一般公開に設定したファイルは、通常Web上にあるホームページや記事と同じで、誰でも閲覧することができ、
検索エンジンの検索結果にも表示されます。
ブログやホームページで皆さんと共有することができます。

たとえば、以下はGoogle図形描画で私が描いた猫です。
Googleドキュメントトップ
このファイルを【一般公開】の設定にしているので、以下のリンクから皆さんにご覧いただくことができます。
共有する意味のない猫の絵

これは見ていただくだけではなく、編集することも可能です。
ですので、『どれ、自分がもっと愛らしい猫を描いてやろう!』という方、是非これを手直し、というか
描き直していただければ嬉しいです。
己の絵心の無さが致命的すぎていたたまれない…!(ノω・`o)

本来この図形描画の共有は離れている者同士が図解や図面を共有し、
お互いが手直しをしたり説明を付け加えたりするものだと思います。
しかし別に使い方をGoogleさんが制限している訳ではありませんので、
出張している親御さんとお子さんが落書きし合ったり、友達同士で写真を貼り合ったりしてみると楽しそうですね。

共有設定をする時のご注意

非公開設定にして自分だけで編集している時は良いのですが、
誰かと共有する必要がある時には、うっかり一般公開にしないようにご注意ください。
社内の大切なファイルを全世界に向けて公開してしまったら、
そしてそれが誰かに見られて盗まれてしまったら・・・
個人の方であっても、友達にしか見せてなかったはずの写真が
一般公開になっていていつの間にか画像検索の検索結果として表示されてる!なんてことになったら・・・
こういったクラウドサービスを使用する時には、
個人情報や社内の守秘義務を守れるように、充分注意してご使用くださいね。

 良かったら押してみてください♥

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