Excel・Wordのファイルを簡単にPDFファイルに変換する方法

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じゃあ見積書はPDFでメールで送ってね!

今や当たり前のように言われる台詞ですね。
新入社員さんや、初めて書類仕事に携わった方を戸惑わせるPDFという形式。

そもそもPDFとは、Adobe(アドビ)社が作ったファイル形式とその名称で、
PDFの形式で出来たファイルであれば、パソコンの機種や開くのに使ったソフトに関わらず
いつ誰が開いても全く同じ表示をしてくれるため、規約・説明書・見積書など
表示が崩れたら困る書類を扱うためのファイル形式として一般に広く浸透しています。

Adobe社のAcrobat Reader(アクロバット・リーダー)というソフトが入っていれば
PDFファイルを開いて見ることができますし、ネット上に置かれているPDFファイルであれば
Google Chromeなどの対応ブラウザではそのままブラウザ上で開いてくれたりもしますね。
特にAcrobat Readerはパソコンに最初から入っていたり、
自動メッセージでインストールを薦められたりするので
皆さん何気なくAcrobat Reader を使ってPDFファイルを閲覧していると思います。

しかしこれが形式の異なるファイルをPDFに変換するとなると少し話がややこしくなります。
シンプルにExcelやWordの書類をPDFにしたいだけならOfficeソフトの機能ですぐに変換できるのですが、
もしもそのPDFファイルにタイトルや作成者を付け足したり、閲覧パスワードをかけたりといった
細かな設定を行う場合にはPDFファイル変換用のソフトを使用した方が便利です。

そこで、Officeソフト内で簡単にExcelとWordの書類をPDFに変換する方法と、
PDFファイル変換の無料ソフト・CubePDF(キューブピーディーエフ)についてご紹介したいと思います。

 目次 

Officeソフトで簡単にPDFファイルに変換

CubePDFでPDFファイルに変換
  ∟CubePDFのインストールと設定
  ∟CubePDFの基本的な使い方
    ・PDFのバージョン
    ・パスワードを設定
    ・画像を変換・圧縮する

CubePDF、CubeWidgetのアンインストール

Officeソフトで簡単にPDFファイルに変換

以下はOffice 2013での手順ですが、2003~2010バージョンでも
ほぼ同じ手順でPDF変換が可能なはずです。

まずPDFファイルに変換したいExcelファイルを開いて
左上の【 ファイル 】メニューをクリック
Excel変換1
    icon-arrow-down 
【 エクスポート 】を選択して【 PDF/XPSの作成 】ボタンをクリック
Excel変換2
    icon-arrow-down 
保存したい場所を選んで名前を付け【 発行 】をクリック
Excel変換3
    icon-arrow-down 
保存が完了すると、自動でAcrobat Readerが動作してPDFファイルが開きます。
Excel変換4
記載ミスや計算ミスが無いか、ここで改めて確認しておきましょう。
問題が無ければそのまま閉じて大丈夫です。

ワンポイント
icon-star-o Word文書ファイルも上記と同じ手順でPDFファイルに変換できます。

icon-star-o メール添付する場合は、保存した場所から該当ファイルを見つけ、
 新規メール画面上にドラッグ&ドロップ、もしくは添付ファイル欄からファイルを選択すればOKです。

icon-star-o 保存後にAcrobat Readerで開かなくてもいい、という方は
 保存画面に出ている 『 発行後にファイルを開く 』 のチェックを外してください。

icon-star-o PDFファイルとして保存される場所は、元になるExcelやWordのファイルが入っているフォルダが
 デフォルトで選択されているかと思います。
 Excelファイルと同じフォルダ or デスクトップ or マイドキュメントなど、
 後から自分が見つけやすい場所に保存するようにしましょう。

CubePDFでPDFファイルに変換

CubePDFは、PDFファイルへの変換やPDFのオプション設定などを簡単に行うことができる無料ソフトです。
私はインストールしてから5年ほど経ちますが、何か怪しい動きをするでもなく
使い方も簡単で、とても良いソフトだと思いますのでご紹介させていただきます。
CubePDF

CubePDFのインストールと設定

CubeSoftのサイトを開いて【 無料ダウンロード 】をクリックしてください。
    icon-arrow-down 
ダウンロード後にそのまま実行するか、
保存されたインストールファイルを実行してください。
    icon-arrow-down 
セットアップウィザードが始まりますので
基本的にはそのまま【 次へ 】を押していっていただくと良いのですが、
この画面が出たら 『 なにもしない 』 を選び、チェックボックスのレ点も外しておいてください。
そのままにしておくと、普段お使いのブラウザにCubeSoft社の運営する検索ページなどが追加されます。
CubePDFインストール
また、インストール時に抱き合わせでCubeWidgetというツールソフトが一緒に入ってくることがあります。
PC起動時などにメッセージが表示されて邪魔になるかと思いますので
CubeWidgetだけをアンインストールしてください。

CubePDFの基本的な使い方

CubePDFをインストールしておくと、ExcelやWordファイルの印刷時に
仮想プリンターとしてCubePDFが表示されるようになり、
CubePDFを選んで印刷するとPDFファイルに変換されます。
※仮想プリンターなので実際に紙に印刷されるわけではありません。
プリンタとして選択
CubePDFをプリンタとして選択してから【 印刷 】⇒【 変換 】を押して
作成されたPDFファイルは指定フォルダ(初期設定だとデスクトップだったはず)に保存され、
自動でAcrobat Readerが動作してPDFファイルが開きます。
詳しい操作方法はCubePDFマニュアルをご覧ください。

PDFのバージョン

基本的には最新のPDFバージョン(1.7)にした方が良いので、そのまま何もしなくても大丈夫です。

でもPDFファイルを渡したい相手のパソコンに入っているAcrobat Readerが古すぎるバージョンだったりすると
最新の1.7では上手く開けないことがあるかもしれません。
そんな時は敢えて古いバージョンのPDFにしてみると相手も確認できるかと思います。
一般設定

パスワードを設定

パスワードを設定すると、PDFファイルを開く際にパスワードを要求することができます。
重要な企業機密などをやり取りする際は設定しておくと安心ですね。
セキュリティ設定

パスワードを設定されたファイルは、正しいパスワードを入れないと開きません。
ファイルのアイコン表示も普通のPDFファイルとは変わり、
ファイル内容が小さく表示されることもなくなります。
パスワードを設定した状態

画像を変換・圧縮する

デフォルトの設定では【 画像をJPEG形式に圧縮 】するようになっています。
写真や説明図が多いファイルでも、サイズが大きくなりすぎないようにするためです。

サイズは大きくなっても良いから、画像の拡張子の形式は元のままで!という時は
ここのチェックを外してください。
画像の圧縮
 icon-star-o 画像の拡張子による違いについては
ファイル拡張子の表示と変更方法の記事をご覧ください。

CubePDF、CubeWidgetのアンインストール

CubePDFが不要になったらアンインストール(削除)してください。
CubePDFを残して、CubeWidgetだけを削除することもできます。

プログラム一覧からアンインストールする場合
デスクトップ画面左下のスタートボタンをクリックして、【 すべてのプログラム 】をクリックしてください。

   icon-arrow-down 
プログラム一覧の中にある【 CubeSoft 】フォルダを開いて
【 CubePDF 】⇒【 CubePDFをアンインストールする 】をクリックするとアンインストールが始まります。
同じ手順で【 CubeWidget 】をアンインストールすることができます。
CubePDFアンインストール

コントロールパネルからアンインストールする場合
コントロールパネルを開いてください。
コントロールパネルを開く
   icon-arrow-down 
次に【 プログラムのアンインストール 】の項目をクリックすると、
現在インストールされているプログラムの一覧が表示されます。
これは Windows 7 の画面ですが、他のOSであってもあまり違いはない(はず)です。
プログラムの一覧
   icon-arrow-down 
【 CubePDF 】を一度クリックして選択した状態で【 アンインストール 】をクリック。
合わせて【 CubeWidget 】が入っている場合は同じようにアンインストールしてください。
アンインストール

 良かったら押してみてください♥

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