【PDF変換】書類をPDFファイルにしてメールで送る手順

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PDF貼付

 目次 

新社会人の皆さんへ
PDFファイルとは
Officeソフト内で簡単にExcelとWordの書類をPDFに変換する方法
ファイルをメールに添付
 CCとBCC


新社会人の皆さんへ

この春から進学した皆さん、新社会人の皆さん、あるいは心機一転で転職した皆さん。
お元気に充実した毎日をお過ごしでしょうか。
私は社会人になって一番最初に勤めたのがマンション販売の事務だったので
お客様にモデルルームの案内などもやっていて、毎日「ヒールで足が痛い…」ということと、
「モデルルームのクイーンサイズのふかふかベッドで寝たい」しか考えていなかった覚えがあります。
あと日頃思ってたのは「ストッキングがまた伝線したムカつく」ですかね。
どうもフレッシュさが無いですね。

どれほど技術が進歩しても伝線しない強度のストッキングが販売されないのは
ストッキング会社存続のためには仕方ないと理解はしているのですが、
無駄にストッキング買い続けるのが嫌で(下手したら月に5000円以上が飛んでいく)
これ以降スカートとストッキング着用必須の職場を避けて生きてきました。
タイツ上等、生足上等、ソックス最強です。

新社会人の中でもスカートとストッキング着用を義務付けられている皆さん、
・伝線しないように慎重に着脱するのも面倒
・うっかりネットに入れ忘れて洗濯すると他の洗濯物に絡まって大変
・夏場はムレる、冬は防寒に全く役立たない
・通勤用バッグやロッカーに替えのストッキングを常備しないといけない
・いざ破れて着替えるにしても出先のトイレだと着替えづらいし汚い気がする
 (最近は盗撮も多いので気をつけて!変な場所にネジ穴とかあったら
  念のためにポストイットとかマスキングテープとか貼って隠すといいですよ)
・破れにくいという謳い文句は大体そうでもなく普通に破れる詐欺
・おしゃれなヒールサンダル履いても足先がダサくなる
・ソックスを履いた状態でサイズピッタリのパンプスはストッキングだと滑って脱げる
・新しい靴による靴ずれから何一つ守ってくれない防御力、そして破れる
などの語り尽くせない何重もの苦難に見舞われ、本当にうんざりすると思いますが、
どうか強い心でストッキングに立ち向かってください。

ストッキングに対する恨みつらみを思い出してしまって前置きが長くなりましたが、
そんな私から新社会人の皆さんにお伝えしたいパソコンのあれこれの一環、
今回は「この書類をPDFにしてメールで送っといて」と言われた時の手順です。
知らないことは先輩方が教えてくれるとは思いますが、口頭で一回教わっただけでは
覚えきれないこともあると思うので、そんな時にお役に立てれば幸いです。


PDFファイルとは

PDFとは、Adobe(アドビ)社が開発したファイル形式とその名称で、
PDFの形式で作成したファイルであれば、スマホ・iPad・PCの機種や
開くのに使ったソフトに関わらず、いつ誰がどこで開いても全く同じ表示をしてくれるため、
規約・説明書・見積書など表示が崩れたら困る書類を
扱うためのファイル形式として一般に広く浸透しています。

よくお仕事関係で使われるOfficeソフトである
Excel(表計算ソフト)やWord(文書作成ソフト)などで作成された書類。
エクセルとワード
これはそのまま相手に送ると、相手が数値や文章を書き換えれてしまいます。
それを防ぐために編集にロックを掛けて送ったとしても、今度はデータが崩れて
表や段落がキレイに表示されないという事態が発生することもあります。
そうした問題をクリアするために、基本的にメールやクラウドで
やり取りする業務書類はPDFファイルに変換してから送るのが基本です。

ExcelやWordの書類をPDFにしたいだけならOfficeソフトの機能ですぐに変換できます。


Officeソフト内で簡単にExcelとWordの書類を
PDFに変換する方法

ここでご説明しているのはOffice 2013での手順ですが、
それ以外のバージョンでもほぼ同じ手順でPDF変換が可能なはずです。

まずPDFファイルに変換したいファイルを開いて
左上の【 ファイル 】メニューをクリック。
PDFにファイル変換01

【 エクスポート 】を選択して【 PDF/XPSの作成 】ボタンをクリック
PDFにファイル変換01

保存したい場所を選んで、ファイルに名前を付け【 発行 】をクリック
PDFにファイル変換01
PDFファイルとして保存される場所は、元になるExcelやWordのファイルが入っているフォルダが
デフォルトで選択されているかと思います。
Excelファイルと同じフォルダ or デスクトップ or マイドキュメントなど、
後から自分が見つけやすい場所に保存するようにしましょう。

保存が完了すると、自動でAcrobat Readerが動作してPDFファイルが開きます。
記載ミスや計算ミスが無いか、ここで改めて確認しておきましょう。
問題が無ければそのまま右上の✗をクリックして閉じて大丈夫です。
PDFにファイル変換01

Word文書ファイルも上記と同じ手順でPDFファイルに変換できます。

また、Officeソフト以外のテキストファイルなどは
無料ソフト・CubePDFを使えばPDFファイルに変換することができます。
 


ファイルをメールに添付

作成したPDFファイルはメールに添付して相手に送ることができます。
メール添付する際は新規メール画面上にファイルをドラッグ&ドロップ、
ファイルをメールに添付
もしくは【 ファイルの添付 】からファイルを選択すればOKです。
ファイルをメールに添付2

CCとBCC

CC(カーボンコピー)とBCC(ブラインドカーボンコピー)。
これはメールの宛先種類の一種で、
 CCはメールを受け取った相手にも表示され、   BCCはメールを受け取った相手に表示されません。 

複数の顧客に同じ内容のメールを送る時は必ずBCCを使います。
※BCCでなければ、全員が他人のアドレスを見れてしまうので
個人情報保護的に宜しくありません。
TO:Aさんのメールアドレス
BCC:Bさんのメールアドレス,Cさんのメールアドレス,Dさんのメールアドレス

取引先に宛てたメールを、内容確認してもらうために自分の上司にも送りたい時には
取引先にそれを知らせる必要は無いため、
TO:取引先メールアドレス
BCC:上司のメールアドレス

をそれぞれ入力して送ります。
この場合は別に上司に送ったことを取引先に隠す必要がなければCCでも構いません。

取引先のAさんと、AさんのアシスタントであるBさんにも一応送っておこう、というような時は
AさんとBさんの両方に送ったことが見えた方が良いので、
TO:Aさんのメールアドレス,Bさんのメールアドレス
もしくは
TO:Aさんのメールアドレス
CC:Bさんのメールアドレス

のように宛先を設定して送ります。



次の記事にて、Officeソフトのファイル(ExcelやWord)以外のファイルを
PDFファイルに変換する無料ソフトの使い方をご紹介します。

 良かったら押してみてください♥

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